第6章初来乍到
一、为啥不早点儿到呢？
早上 7 点钟，闹钟准时响了，市委办秘书二科科员小蔡伸手关掉闹铃，身体缩在暖暖的被窝里，盘算着 8 点才上班，家离市委近，路上撑死就 15 分钟……半梦半醒之间，7 点 20 分了！
小蔡一个鲤鱼打挺坐起身，套上衣服冲出家门，奔向楼下的公交车站。看到路上长长的车龙，小蔡心急如焚。
8 点整，小蔡气喘吁吁地跑进市委办公楼，径直奔向电梯，十几个人都在等电梯！小蔡瞟了一眼指示灯，嘿！竟然卡在了 8 层。考虑到电梯可能超重，小蔡一咬牙，爬楼梯去了。一路奔波，又爬了四层楼梯。小蔡上气不接下气、满头大汗还提心吊胆，终于赶到了办公室。真是怕啥来啥！一看桌上的电话，有市委焦副书记的未接来电，哪里还顾得上看一眼今天的日程，小蔡夹起笔记本就冲进焦书记办公室。
“领导，今天……”狼狈不堪的小蔡刚准备检讨，焦书记抬手打断了他的话，语气严厉地问：“今天下午三点有个基层党建专项部署会，需要我参加吗？怎么讲话稿还没有给我？”
小蔡一拍脑袋，叫苦不迭。前两天，焦书记在外参加党的十九大精神培训班，他就没再惦记呈送稿件这事。结果，培训结束的第二天，焦书记早早到了办公室，可小蔡自己却来晚了，根本没来得及查看工作安排，自然没来得及把稿子呈送焦书记。
“小蔡啊，老话说‘一早三光，一晚三慌’，在办公室工作，尤其从事秘书工作，凡事都要打好提前量。每天早到 10 分钟，也许人生
就会大不同。供你参考吧！”焦书记语重心长地对小蔡说。
小蔡耷拉着脑袋退出了领导办公室，匆忙地投入紧张的工作中。
忙碌的一天很快过去了，小蔡摸了摸饿得扁扁的肚子，看了看电脑屏幕右下方的时间——18：30，原来都下班一个多小时了。饥肠辘辘的小蔡疲惫地伸了个懒腰，忍不住在电脑上敲下了一段感想：
每天早到 10 分钟，也许人生就会大不同。早到，能让工作更从容：查看工作日程表、列出待办事项；梳理见到领导有哪些问题需要请示汇报；清理办公桌、电脑文档；查看回复邮件；等等。不喜欢慌慌张张的自己，那就去做一个勤奋、敬业、上进、自律的秘书。
二、保证完成的任务，怎么就忘了？
周一下午，忙碌了一天的小蔡敲完材料的最后一个字，伸伸懒腰，瞥了一眼墙上的时钟，下班已过一个小时了。小蔡一一对照着记录本，确认今天的待办事项均已落实，心里不禁一阵轻松，哼着小曲收拾着包准备下班。
今晚，小蔡跟几个大学同学约好去一家新开的火锅店聚聚，想到这儿，小蔡似乎闻到了火锅的香气，心里也像开了花一样欢腾起来。
“丁零零……”电话不知趣地响了，等了三四声，小蔡有些不情愿地拿起听筒。电话那头传来市委办王副主任的声音：“小蔡还没走吧？后天上午八点整，市委焦副书记主持召开全市重大基础设施及文化项目建设进展情况汇报会，其中一个议题是讨论市委办上次牵头起草的本市文化产业发展调研报告，你们科当时拿了初稿，我把终稿发你邮箱，你打印 30 份装订好，交给综合科的小刘，他统一整理，后天会上用。”
小蔡一听，这件事倒不麻烦，便乐呵呵地领命：“好的，王主任，保证完成任务！”
挂掉电话，查收好王主任发来的终稿电子版，小蔡本想马上去文印室复印材料，可偏偏手机又开始响个不停，快七点了，几个老同学催促小蔡的微信一个接一个朝外蹦。小蔡权衡了一下，材料后天开会才用，明天早上再复印也来得及。于是，小蔡哼着欢快的歌儿直奔火锅店。
周三早上七点半，小蔡正坐在食堂吃饭，接到了王副主任火急火燎的电话，劈头盖脸就是一顿批评：“小蔡，什么情况？我周一晚上不是让你把材料打印好交给小刘吗？小刘怎么说你到现在还没有给他材料？”
小蔡眼前顿时一黑——坏了，周一晚上赶着吃火锅，想着周二早上再复印，结果周二一早就接到任务陪焦副书记去县里调研，忙着协调安排、跑前跑后，愣是把王主任交代的任务忘了个一干二净（见图 6- 1）。
图 6-1 保证完成的任务，怎么就忘了
好在离会议开始还有半个多小时，文印室几台机器同时开动，会议开始前 15 分钟，热气腾腾的复印材料总算按时摆上了会议桌。
事后，满怀愧疚的小蔡在日记上写下了一段话：
秘书工作千头万绪，时常会冒出一些临时性工作。如果任务耗时不算长，比如复印、转呈文件、发通知等，不拖延，马上就办；如果任务较复杂，一时难以解决，也要及时做好备忘记录。遵循“两分钟效率法则”：接到工作任务，先衡量这项临时性工作所需的时间，如果预计在两分钟左右完成，就中断原先计划去完成它，否则事情越往后拖越容易被遗忘。即使一直念叨着没忘，再回忆、找人、翻材料，也会耗费较多时间和精力，得不偿失。
三、随口一说要不得
下午刚上班，小蔡正对着电脑绞尽脑汁地写稿。“啪”的一声，一摞文件放到了桌上，吓了小蔡一跳。小蔡抬头一看，原来是文书科小王。小王行色匆匆地说：“这些都是今天送过来需要请焦书记批示的文件，你赶快给焦书记送过去吧。”话音未落，就头也不回地走了。
乖乖，十几个文件夹！小蔡大致扫了一眼文件内容，按轻重缓急捋了下顺序，就夹起文件走进焦书记的办公室。
焦书记正在接电话，看到小蔡怀里的文件，示意他放在办公桌上就好。
“丁零零……”不一会儿，小蔡就接到了焦书记电话：“小蔡，来一下。”
“好的，焦书记。”小蔡抓起桌上的笔记本快速走进焦书记办公室。
焦书记正若有所思地看着一份文件：“小蔡，你刚才拿来的一份文件，涉及向省里报送一份关于我市信息化发展规划编制的报告。我
记得去年也曾上报过，好像是发改局在牵头，你有没有印象？如果有，我就直接批给他们阅处。”
小蔡慌了神，心里犯起了嘀咕：自己刚才着急把文件往领导那送，只是大概扫了一眼，根本没有仔细阅读内容，对焦书记说的文件印象不深，更不清楚省里对报告内容具体提了什么要求。焦书记说的是去年的情况，那时我还没入职，更是两眼一抹黑。不过，全市经济规划的相关工作，一直都由发改局负责，这一点倒是有印象。
“焦书记，产业方面的规划应该是发改局负责，这个报告确应让发改局来处理。”虽然小蔡语气笃定，但焦书记没有立即应允，反而放下了手中的笔，嘱咐道：“我印象确实有点模糊了，请你给发改局打电话确认一下。”
小蔡回到办公室，马上给发改局负责人拨了一个电话。确认的结果跟小蔡想象的完全两样。原来，统筹全市国民经济和社会发展战略、中长期规划和年度计划确实是发改局的职责，但具体到工业和信息化方面的发展规划和产业政策，一直由工信局负责。所以，这一文件应由工信局来处理。此外，经过查证，去年上报的材料也是工信局牵头起草的。
搞清楚了职责分工，小蔡深吸一口气，如实向焦书记汇报。焦书记意味深长地对小蔡说：“随口一说要不得啊，小蔡，你可得吸取教训！”
小蔡感到很羞愧，一头冷汗，回到办公室记录下了自己的反思和感想：
当个事事知晓的“万能”秘书不太现实。但不能图省事、想当然、凭感觉，不负责任随口一说。知之为知之，不知为不知。遇到拿不准的事情，应实事求是地向领导说明。比如：“这个还真拿不准，
我去确认一下。”然后及时查询求证再向领导汇报。此外，对呈送领导的文件，也得做到心中有数，不能当“快递员”。
四、会场一分钟，弦绷 60 秒
“……下面，请市委马书记讲话！”
台上，主持会议的秘书长声音朗朗。小蔡绷了一周的神经总算松弛下来。近一周，小蔡每天早出晚归、披星戴月，筹备全市的工作会议，吃饭都是在食堂随便对付几口，已经好多天没去最爱的牛肉面馆打牙祭了。小蔡摸着瘪下去的肚子，真感觉自己瘦了三五斤。
还好，一分耕耘一分收获。这不，会前入场、签到、入席等环节毫无波澜。现在，书记已经在讲话了，小蔡仿佛看到一次圆满、胜利的大会正在不远处招手！
不一会儿，马书记讲完了，会议进入经验交流阶段。小蔡东瞅瞅西望望，大家都在全神贯注地听交流发言，还有三四位同志一会儿要上台，且得一段时间呢。于是，他蹑手蹑脚地绕到会场一侧的休息室，打算先把这次会议的通讯稿起草好。
正埋头写着，小蔡听到主席台上有动静，忙起身查看。这一看吓一跳，本来坐在主席台上的市委焦副书记竟从主席台上下来了。小蔡刚想冲上去，在前排靠边就座的王副主任已经迎过去了。
焦副书记手里拿着会议材料，对王副主任说着什么，看不出表情。一种不安涌上小蔡心头：出什么事了？材料有错别字？装订出问题了？眼见王副主任一边点头，一边把自己的会议材料递给焦副书记，焦副书记拿着材料重新回到主席台上就座。
王副主任没有立即回到自己的座位，而是环顾会场，似乎在找什么。小蔡连忙轻手轻脚挪到前排，小声询问：“主任，您找我？”王
副主任压着嗓子说：“小蔡你怎么不盯住会场！你就在那边守着，别再跑了！”
小蔡一下子失了神，不住地在心里哀叹：“肯定是捅什么娄子了，怎么就没好好听会，急慌慌地去写什么稿子呀……”
会议还在进行，小蔡只能强打起精神，按照王副主任的指示，笔直地“盯”在会场旁。
“……今天的会议到此结束，散会。请获得‘优秀办公室主任’和‘优秀办公室工作者’的同志留步，到主席台合影留念！”
又是好一阵张罗，终于，大家都已就位，面露微笑，准备拍合影。坐在正中间的马书记忽然想起了什么，朝站在摄影师这边的王副主任招手：“王主任，你也是市委办的负责人，怎么不过来合影？”王副主任忙摆手：“书记，我这次是工作人员。”
马书记笑着说：“市委办的班子要整齐，赶紧搬把椅子过来！”
王副主任正打算回头找椅子，看见小蔡不知什么时候已经把一把椅子稳稳地放在了前排靠边的位置，王副主任赶紧过去坐定（见图 6- 2）。
图 6-2 会场一分钟，弦绷 60 秒
会后，小蔡跟王副主任一聊才明白，原来，开会时焦副书记不小心弄洒了桌上的茶杯，浸湿了会议材料，于是想找会务人员换一份。结果，他在台上瞅了半天，也没找到会务人员，只好自己下来换文件。“会务工作人员得站在领导看得见的地方，确保领导一呼就应才算工作到位。办会严谨细致、一丝不苟，不仅指会前筹备，开会时更应该时刻观察会场状况，一旦有情况立即处理。绝不能会议一开始，就先松懈下来。心态关乎成败，小蔡，这次你前面一时松懈，让领导走下主席台找材料，我们的会务工作就陷入了被动；后面你弦绷得紧，处理突发情况就及时，没有让大家等……”
王副主任的一席话，小蔡心服口服：我明白了，主任，身在会场一分钟，弦要绷紧 60 秒！
五、接电话的学问真不少
周四下午，小蔡接到王主任交办的任务：起草一份市委办保密工作总结。下周省保密局要来市委办检查保密工作，这是大事，小蔡不敢怠慢，当天晚上就开始动笔，周五又在办公室全神贯注地码了一天字。眼看快到下班时间，总结即将大功告成。
小蔡通红的双眼紧盯着屏幕，手在键盘上飞快地敲击着。这时，办公室的电话不知趣地响了起来。小蔡瞄了一眼墙上的挂钟，指针指向 5 点 30 分，他拿起电话，心中颇有些不耐烦，下班了还打电话，讲不讲工作规律和节奏？
电话那头传来一个语速快且较生硬的声音：“喂，通知一个会。”小蔡的脸不禁拉长了：“你哪里啊？也不说清楚就通知。”对方也意识到了自己的疏忽，赶忙自报家门。原来是省水利厅的同志，下周一上午临时召开一个防汛部署会，焦书记分管相关工作，这个电话就是通知焦书记参会的。
小蔡一听是上级单位，口气缓和了不少，心不在焉地听着对方报出会议时间和地点，脑子里盘旋的还是手头的稿子，标题到底提炼个啥好呢……
周一，焦书记一大早就出发去省城开会了。小蔡终于有时间静下心读读报，做一做报摘，充实一下写作资料库。突然，桌上的手机急促地响起来。小蔡低头一看，是焦书记的手机号。焦书记不是应该马上开会了吗？怎么还有时间给我打电话？小蔡有些纳闷，忙不迭地把电话接起来。
电话那头，焦书记十分严厉：“小蔡！你不是告诉我 9 点在水利厅报告厅开会吗？为什么来了以后一个人都没有？”小蔡脑子里一片空白：不会呀，周五下午通知的就是周一早上 9 点在水利厅报告厅开会，我听得明明白白啊！（见图 6- 3）
图 6-3 接电话的学问真不少
小蔡连忙翻找上周五的电话记录本，翻来翻去，发现自己压根没做记录，只能手忙脚乱地打电话到水利厅办公室。还好接电话的同志知道今天有防汛部署会，还告诉小蔡会议地址在离水利厅大概三公里的水利宾馆报告厅，会务组在宾馆大厅设有报到处，直接去即可。
原来是自己记错了会议地点，小蔡硬着头皮给焦书记回电话，只听到电话那头的焦书记吩咐司机赶快去水利宾馆就挂了电话。
小蔡这才开始努力回忆上周五接电话的情形：当时自己心不在焉，所以根本没有在本上作记录，听到水利厅就想当然地以为是在水利厅报告厅，没想到还有个水利宾馆报告厅！
下午，焦书记从省里开会回来了，小蔡第一时间赶去作检讨。焦书记说：“小蔡啊，你对人家的会议通知记得不清楚，但人家对你倒是印象深刻，负责会务的同志还跟我开玩笑说，你接电话时语气挺冲，吓得他们都不敢多说话了。”小蔡不好意思地说：“他开始也没说是哪个单位的，我态度确实不够好。”
焦书记点点头：“他们确实做得有不到位的地方。即使是上级单位，打电话时也应该自报家门。但是我们接电话也不能看人下菜碟啊，无论是接领导的电话、上级单位的电话还是同事的电话、群众的电话，都得礼貌、热情。小蔡啊，打电话虽然是隔空交流，但对方其实能够感受到你的表情，你是满脸笑容的，还是不耐烦的，别人一下就能听出来。接电话事小，但其中体现的工作态度和素养事大。你说是不是？”
小蔡认真想了想，若有所思地说：“焦书记，您说得对，以后打电话，我得让对方‘听’到热情的笑容。我向您检讨，这次搞错会议地点，也是我接电话时注意力不集中造成的，下次一定注意。”
焦书记接着说：“做办公室工作，记是基本功，脑袋不一定靠得住。只要是接电话，对方一开讲，你就要马上记。而且，对于电话通知中比较重大的事项，比如会议，你还要跟人家二次核实会议的时间、地点等要素，必要时还要整理书面来电记录，便于领导传阅和批示。其实，今天的会有好几个地市的人像我一样跑错了，这个小插曲也给我们提个醒，电话通知有时确实不如书面通知更清晰牢靠。”
小蔡听了心服口服，回来后写了一段心得：
接电话的学问可真不少，稍有松懈，就会捅娄子。今后接电话，涉及会议通知时，一定得问清楚，什么时间在哪里开会，有啥特别要求，不够清楚的及时跟对方确认，别怕啰唆。慎之又慎、讲究礼节，才可能接好电话。
六、"一个都不能少"？没必要！
上午刚上班，市委办就接到了省里通知，两周后省里有个专题调研组来调研全市文化创意产业发展情况。焦书记分管这块工作，自然是他来牵头筹备。
时间紧任务重，焦书记把小蔡叫到办公室布置调研筹备工作：“小蔡，明天上午我会主持开个协调会，把筹备任务布置下去，你梳理一下涉及的主要单位，尽快拟一个协调会的方案给我看一下。”
“好的，焦书记，我马上动手起草！”小蔡领了指示回到办公室，一边对照省里通知的要求，一边梳理这块工作所涉单位。不一会儿，他就拟好了协调会方案，看着会议方案上密密麻麻二三十个参会单位，小蔡颇为得意，心想：焦书记主持的会，还是按全口径通知比较好，显得对焦书记尊重，一个都不能少！（见图 6- 4）
接过小蔡呈上来的方案，焦书记并没有露出小蔡意料中的微笑，脸色反而严肃起来。
“小蔡，我看你列了 31 个参会单位，要求他们的主要负责人明天上午九点来开会，有必要通知这么多单位吗？这里面还列了市电网公司，电网公司跟文化创意产业发展有关系吗？”焦书记的问题似乎正中小蔡下怀，小蔡胸有成竹地答道：“焦书记，这次省里的调研很重要，您也很重视，调研当天电力保障一定要跟上。所以，我考虑是不是也把电网公司请过来，让他们重视，做好保障工作！”
焦书记听了，摇摇头，严肃地说：“小蔡，你考虑到保障工作当然是对的，但是你这个协调会方案问题不少，是不是有点形式主义呢？”
见小蔡一脸茫然，焦书记开门见山地说：“第一，陪会的人太多。既然是协调会，请相关性高的几个牵头单位来就行了。你想想，电网公司的同志来了，发现前面两个小时的讨论跟自己没关系，能不在会场上玩手机、补瞌睡吗？对于工作相关性不大的单位，不一定非得一个不少请过来，打个电话提醒他们做好相关工作就可以了。”
焦书记顿了顿，接着说：“第二，议程安排得不精准。你列的这些单位，有些涉及文字材料起草，有些涉及现场调研，有些涉及后勤保障，分配的任务不同，需要研究讨论的事项也不同，但你在议程里一点也没有体现，大家一股脑儿都是九点过来，岂不浪费时间？比较科学的办法是，把议题分开，第一阶段讨论什么议题，涉及哪些单位需要参加，第二阶段讨论什么议题，涉及哪些单位需要参加，体现在协调会方案中，这样才能提高会议效率，没有必要会议一开始就一屋子人。”
小蔡听了焦书记的话，豁然开朗，红着脸说：“我总想着会议规模大、来的单位多，才显得对工作重视，忽视了提高会议效率，降低会议成本，减轻基层单位负担。”
焦书记点点头，补充道：“还有，你在会议方案上写的请单位主要负责人参加，我个人觉得也不一定。这次调研的是文化创意产业发展专项工作，请各单位直接分管该项工作的领导参加即可，不一定非得是单位一把手，不要为了所谓的‘面子’搞得大家疲于奔会。”
小蔡听了焦书记条分缕析的话，心服口服：“焦书记，不瞒您说，我之前在乡镇工作的时候，也抱怨过上面老是让我们参加并不太相关的会，还开玩笑说这种陪会就好比荒了自家田，去赶人家集。没想到进了市委，稍不注意，我也开始犯这种错误。”
说到这，小蔡欲言又止，迟疑了一下才鼓起勇气说：“焦书记，其实我还起草了一份提交相关材料的通知，原本准备一起下发给明天的参会单位，请他们明天来开会的同时提交一份本单位服务文化创意产业发展的总结。听您刚才这么一说，我才意识到，这个通知根本没有考虑到基层工作的实际，一点时间也没留，一旦发下去，就成了‘上午刚下通知，下午下班前就要交报告’的形式主义案例，肯定要被基层同志们鄙视的。”
焦书记肯定说：“你有这个自觉，说明已经进步了。你们作为市委办的秘书人员，很多时候要代表领导传达指示。但要记住，任何时候都不要颐指气使，更不能脱离实际情况发号施令，给基层增加不必要的负担。尊重基层，就是尊重我们自己！越是上级机关、中枢机关，越要当好反对‘四风’的表率、低调务实的典范、谦虚内敛的标杆，只有我们善待别人、包容别人、尊重别人，才能获得别人的尊重，才能树立上级机关的威信，你说是不是？”
虽然方案被焦书记完全推翻了，需要加班重做，但收获了沉甸甸成长的小蔡心里比吃了蜜还要甜，他咧嘴笑着说：“我明白了，焦书记，谢谢您。”