“有条理”不是你与生俱来的人格特质，有条理是一种习惯——当你遇到、处理和使用信息时，你会重复采取一系列行动。如果我们总是争先恐后地寻找我们的笔记、草稿，头脑风暴和资源，我们不仅浪费了宝贵的时间，而且还破坏了我们的动力。
可持续生产力的准备工作
质量和数量之间的基本张力——是我们作为知识工作者所共有的张力。我们还必须以极高的标准开展工作，而且我们必须全年快速、连续地开展工作，我们必须在不确定的条件下和紧迫的期限内应对大量任务。我们还收到源源不断的输入和请求，没有足够的时间来处理它们，并且面临许多需要同时关注的需求。对于我们来说，我们唯一可以维护我们系统的时间是在执行我们的日常工作期间。
厨师的准备工作（mise en place）
一种在世界各地的餐馆中使用的烹饪哲学。准备工作于 1800 年代后期在法国开发，是一个循序渐进的过程，可以高效地生产优质食品。厨师们永远不能为了清理而停止整个厨房。他们学会在准备饭菜的过程中保持工作空间整洁有序。
在厨房里，这意味着一些小习惯，比如总是把搅拌勺放在同一个地方，这样他们下次就知道在哪里可以找到它；使用后立即将刀擦干净，以便为下一次切割做好准备；或者按照使用顺序排列食材，以便让它们充当占位。
厨师们使用准备工作——一种体现在一系列实用技术中的哲学和思维方式——作为他们的“外部大脑”。它为他们提供了一种方法，可以将他们的思维外化到他们的环境中，并使重复的烹饪部分自动化，这样他们就可以完全专注于创造性的部分。
没有时间可以神奇地让你停止一切并彻底重组你的数字世界。你的经理不太可能会善意地看待你抽出一整天的时间来“了解近况”。如果你因为“维护你的系统”而拒绝客户，你的生意就不会持续太久。很难找到时间让世界停下来喘口气。我们往往会注意到我们的系统只有在发生故障时才需要维护，然后我们将其归咎于我们缺乏自律或我们未能足够高效。
构建第二大脑不仅仅是下载一系列新软件来在某个时间点组织起来；它是关于采用一个动态、灵活的系统和一套习惯来持续访问我们需要的东西，而不会使我们的环境（和思想）陷入混乱。
仅有内在纪律是不够的。我们还需要遵循一种外在的纪律——一套原则和行为体系——来有效地引导我们的能量、思想和情感。一个为我们每天与之交互的不断变化的信息流添加一些结构的系统。
在本章中，我将向你介绍三种可以融入日常生活的习惯，以确保你的第二大脑保持功能良好和切题。这些习惯中的每一个都围绕着你想要在生活中保护和促进的心态创造了时间、空间和意图的界限。这些界限告诉你应该关注什么，同样重要的是，你应该忽略什么。
第二大脑最重要的三个习惯包括：项目清单、每周和每月回顾、注意习惯
你可以将这些习惯视为第二大脑的“维护计划”。就像你的汽车有一个维护计划，建议你定期更换机油、换轮胎和更换空气滤清器一样，你的第二大脑偶尔也需要进行调整以确保其处于良好的工作状态。
项目清单习惯（启动知识飞轮的关键）：
确保你利用过去的工作以一致的方式开始和完成你的项目
在最基本的层面上，知识工作就是获取信息，然后将其转化为结果。我们每天都在消费，然后生产。执行这些活动不需要特殊训练，当然也不需要第二大脑。
然而，大多数人缺少的是反馈循环——一种“回收”作为过去努力的一部分而创造的知识的方法，以便它也可以用于未来的努力。这就是投资者对金钱的看法：他们不会从一项投资中获得利润并立即花光所有。他们将其重新投资到其他投资中，形成一个飞轮，这样他们的钱就会随着时间的推移自行积累。
这正是我希望你对待你的注意力的方式——作为一种投资并产生回报，而回报能够再投入到其他项目中的资产。这就是你如何确保你的知识像高收益资产一样随着时间的推移而增长和复利。就像每个月在股票市场上投资少量金额一样，随着知识的增长以及想法的相互联系和相互构建，你的注意力投资同样会增加。
如果你仔细观察，在这个回收知识的过程中有两个关键时刻。路径分叉的两个地方，你有机会做一些与以前不同的事情。
这两个时刻是项目开始和结束的时间。对于前者，我将向你介绍项目启动清单，对于后者，我将向你介绍项目完成清单。
清单 1 ：项目启动
在他们滑行到跑道并起飞之前，航空公司飞行员会检查“飞行前检查清单”，告诉他们需要检查或做的一切。它确保他们完成所有必要的步骤，而不必依赖他们不可靠的大脑。
相比之下，大多数人启动项目的方式可以用“随意”来形容。他们可能会查看现有的笔记和文件以寻找任何可能相关的信息，也可能不相关。他们可能会与同事谈论过去经验中的任何教训，也可能不会。他们可能会制定计划来指导他们的进步，也可能不会。该项目的成功启动或多或少是偶然的。
在第 5 章中，我们看到了工作如何变得越来越以项目为中心。我们承担的每一个目标、协作或任务都可以定义为一个项目，它赋予它形状、重点和方向感。如果我们认为这些项目是我们最大的注意力投资，那么在我们如何启动它们时增加一点结构是值得的。这就是项目启动清单的用武之地。
这是我自己的检查清单：
- 捕捉我当前对项目的想法。
我经常发现，当一个项目开始在我脑海中形成的那一刻，我就开始对它产生想法和观点。我喜欢先创建一个空白笔记，然后对脑海中浮现的任何想法进行头脑风暴。然后将第一个笔记放在一个新的项目文件夹中，该文件夹专门用于存储我创建时所有与之相关的笔记。
这一步可以而且应该是混乱的：我会倾诉我所有的随机想法、可能的方法、与其他想法或主题的链接，或者提醒可以与之交谈的人。
以下是我用来提示这次初步头脑风暴的一些问题：
我对这个项目已经了解多少？
我不知道什么是我需要找出来的？
我的目标或意图是什么？
我可以与谁交谈
谁可以提供见解？
我可以阅读或收听哪些相关想法？
从这些问题中想到的任何事情，我都会写在我的开始笔记中。我更喜欢使用项目符号，这样信息紧凑并且可以轻松移动。
- 查看可能包含相关笔记的文件夹（或标签）。
其次，我查看所有可能包含与我正在开始的新项目相关信息的现有文件夹，包括相关模板、大纲和以前项目的摘录。 PARA 和渐进式总结在这里真的派上了用场：我已经有各种各样的文件夹，每个文件夹都包含一组精选的笔记，突出显示和总结，这样我就可以快速回忆起它们的内容。我选择了一些看起来与我开始的内容最相关的文件夹，包括项目、区域、资源和档案中的文件夹。然后我快速浏览里面所有看起来有趣的笔记，注意保持势头，这样我就不会在任何地方陷入困境。现在不是走岔路的时候，那只会分散我前进的注意力。
- 在所有文件夹中搜索相关术语。
第三步是搜索我可能遗漏的任何笔记。有时在意想不到的地方埋藏着有价值的想法，我可能无法通过单独浏览找到它们。
这就是我第一次捕捉内容时使用的策展人视角真正得到回报的地方——因为我的第二大脑中的每一个笔记都是经过精心挑选的，我能够搜索一系列没有注水和填充物的独家高质量笔记。这与在开放的互联网上搜索形成鲜明对比，互联网上充斥着分散注意力的广告、误导性的标题、肤浅的内容和毫无意义的争论，所有这些都会让我偏离正轨。
我对与新项目相关的术语进行了一系列搜索，扫描结果并快速跳转到任何看起来相关的注释。渐进式总结在这里也有帮助，使我能够缩放笔记，而不必吸收它们的全部内容。
- 将相关笔记移动（或打标记）到项目文件夹中。
第四，我将在前两个步骤中找到的所有笔记移至项目文件夹，以我开始的新项目的名称命名。或者，根据你的笔记应用程序的功能，你还可以打标记或链接任何相关笔记到项目中，因此你不必将它们从原来的位置移动。重要的不是笔记的位置，而是你是否可以在专注于手头项目的同时快速参考它。
- 创建收集的笔记大纲并计划项目。
最后，是时候整理我收集的材料并为项目创建大纲（思想群岛）了。我的目标是最终不只是一堆松散想法的收集。它是制定一个合乎逻辑的步骤，使我清楚我下一步应该做什么。
该大纲采用的形式取决于项目的性质。如果它是一篇文章，如论文或报告，大纲可能是我想在最后一篇文章中包含的要点或标题。如果它是概述与同事或外部承包商协作项目的文件，则该大纲可能包括我们正在努力实现的目标和每个人的暂定责任。如果这是我计划进行的旅行，它可能是行李列表和行程单。
在浏览此清单时要记住的重要一点是，你正在制定如何处理项目的计划，而不是执行项目本身。你应该将这个五步检查表视为第一步，所用时间不超过 20 到 30 分钟。你只是想了解你的第二大脑中已经拥有什么样的材料。一旦你这样做了，你就会更好地了解这将花费多少时间、你需要访问哪些知识或资源以及你可能面临的挑战。
我鼓励你使用我的启动清单作为起点，并随着时间的推移对其进行自定义，因为你了解它如何适合你自己的环境。根据你的职业或行业，你可能需要或多或少的正式手续、第一版时间及参与人员。
以下是你可能希望包含在你自己的版本中的一些其他操作选项：
回答事前问题： 你想学什么？最大的不确定性来源或你想回答的最重要的问题是什么？什么最有可能失败？
与利益相关者沟通：向你的经理、同事、客户、顾客、股东、承包商等解释，项目的意义是什么及其重要性。
定义成功标准：这个项目需要发生什么才能被认为是成功的？你需要达到的最低结果是什么，或者你正在努力争取的“延伸目标”是什么？
正式启动：安排签到电话，制定预算和时间表，并写下目标和目标，以确保每个人都了解情况、保持一致并清楚对他们的期望。我发现正式启动很有用，即使它是一个单独的项目！
清单 2：项目完成
现在让我们看一下等式的另一端项目完成清单。
项目的完成是知识工作者生活中非常特殊的时刻，因为它是某些事情真正结束的罕见时刻之一。现代工作之所以如此具有挑战性，部分原因在于似乎没有什么事情可以完成。这很累，不是吗？电话和会议似乎永远持续下去，这意味着我们很少能够庆祝明确的胜利并重新开始。这是让我们的项目保持小型化的最佳理由之一：这样我们才能尽可能多地感受到完成的成就感。
我们不想将自己局限于仅仅庆祝项目的结束。我们希望从经验中学习并记录任何可以在未来增加价值的想法。这是项目完成清单必不可少的地方。这是你可以采取的一系列步骤来决定是否有任何值得保留的可重用知识资产，然后再归档其余部分。我们刚刚看到的启动清单唯一可行的方法是，如果你之前已经花时间保存过去项目的材料。
这是我的清单：
- 在任务管理器或项目管理应用程序中将项目标记为完成。
这是确保项目实际完成的第一步。通常需要完成一些拖延的任务才能将其完全结束——例如获得最终批准、归档文件或传播项目可交付成果——这就是为什么我首先查看我的任务管理器。
任务管理器是一个专门用于跟踪未决操作的应用程序。
如果我找到的所有任务都已完成，我可以将其标记为完成并继续执行以下步骤。
- 划掉相关的项目目标并转到“已完成”部分。
我从事的每个项目通常都有一个相应的目标。我把我所有的目标都保存在一个数字笔记中，从明年的短期目标到未来几年的长期目标。
我喜欢花点时间反思一下我最初为这个项目设定的目标是否实现了。如果我成功实现了它，是什么因素导致了成功？我怎样才能重复或加倍发挥这些优势？如果我失败了，会发生什么？我可以学习或改变什么以避免下次犯同样的错误？你花在思考这些问题上的时间取决于项目的规模。一个巨大的团队努力可能需要数小时的深入分析，而一个小的个人项目可能只需要几分钟的思考。
我还喜欢划掉目标并将其移至另一个名为“已完成”的部分。每当我需要一些动力时，我都可以浏览这份清单，并想起我过去实现的所有有意义的目标。目标是大是小并不重要——记录你的胜利和成功对你的第二大脑来说是一个很好的用途。
- 查看中间包并将它们移动到其他文件夹。
查看已完成项目的文件夹，以确定我创建的任何可以在未来重新利用的中间包。这可能包括用作未来网站模板的网页设计、一对一绩效评估的议程或一系列可能对未来雇员派上用场的访谈问题。
需要一定的眼光才能看到这些文档和文件中不是一次性的，而是作为质量思维的有形副产品。随着时间的推移，我们的大部分工作都会重复进行，但会有细微的变化。如果你能从上次停下来的地方开始思考，与每次都从零开始相比，你会领先很多。
我决定的任何中间包可能与另一个项目相关，我移动到该项目的文件夹。与区域或资源相关的笔记也是如此。这是一个宽容的决定，如果你不抓住每一个也没关系。你存档的所有内容的完整内容将始终显示在以后的搜索中，因此你不必担心会丢失任何内容。
- 将项目移动到所有平台的档案中。
第四，是时候将项目文件夹移动到我的笔记应用程序以及我在项目期间使用的任何其他平台的档案中了。对我来说，这通常包括我电脑的文档文件夹和我的云存储驱动器。
此举可确保你的活动项目列表不会被过去的旧的、过时的东西弄得乱七八糟，同时还保留每一点材料，以防它在未来意外变得相关。
- 如果项目变为非活动状态：在存档前将当前状态笔记添加到项目文件夹。
第五步仅适用于项目被取消、推迟或搁置而不是完成的情况。我仍然想将其存档以使其不可见，但在这种特殊情况下，我将采取最后一项措施。
我在项目文件夹中添加了一个名为“当前状态”的新笔记，并记下了一些评论，以便将来可以取回它。例如，在几个要点中，我可能会描述我最近采取的行动、推迟或取消原因的详细信息、谁在从事这项工作以及他们扮演什么角色，以及学到的任何教训或最佳实践。这座海明威大桥让我有信心将这个项目搁置一旁，因为我知道我可以随时让它恢复生机。
令我惊讶的是，通过对自己诚实地了解项目何时停滞并花几分钟整理下我当前的想法，我通常可以在数月甚至数年后以最小的努力将其恢复。意识到你可以将项目放入“冷藏库”并让自己摆脱必须牢记它的精神耗损，非常增强人的自信。知道我不需要一直在每件事上不断取得进步，这让我感到非常欣慰。
你可以包含在项目完成清单中的其他一些项目，根据自己的需要进行个性化设置：
回答事后分析问题：你学到了什么？你做了什么好事？你可以做得更好吗？下次可以改进什么？
与利益相关者沟通：通知你的经理、同事、客户、股东、承包商等项目已完成以及结果如何。
评估成功标准：项目的目标是否实现？为什么或者为什么不？投资回报是多少？
正式结束项目并庆祝：发送任何最后的电子邮件、发票、收据、反馈表或文件，并与你的团队或合作者一起庆祝你的成就，这样你就会对你付出的所有努力感到满足。
项目完成检查表的第一版应该比项目启动检查表的时间更短——不超过十到十五分钟来获取任何独立的材料和见解。由于你不确定这些材料中的任何一个是否会再次有用，因此你应该尽量减少投入在其中的额外时间和注意力。付出足够的努力，你未来的自己将能够决定这些材料是否与他们的需求相关。如果是，那么他们可以在那一刻决定是否投入精力进一步组织和提炼它。
使用项目清单的目的不是让你的工作方式变得死板和公式化。它是为了帮助你干净利落、果断地开始和完成项目，这样你就不会留下看不到尽头的“孤儿”承诺。将这些清单视为脚手架——一种确保你正在构建的内容能够独立站立的支撑结构。正如脚手架最终会被拆除一样，这些习惯也会被吸收到你的思维方式中，并完全成为第二天性。如果不询问你的第二大脑，看看是否有任何材料可以重复使用，你甚至不会考虑开始新事物。
回顾习惯（周回顾和月回顾）：
为什么应该批量处理笔记（以及多久一次）定期回顾你的工作和生活，并决定是否要改变什么。
《Getting Things Done》作者大卫·艾伦，将每周回顾描述为定期检查，每周进行一次，你有意识地重新设置和回顾你的工作和生活。艾伦建议使用每周回顾来写下任何新的待办事项，回顾你的活动项目，并决定下一周的优先事项。
我建议再添加一个步骤：查看过去一周创建的笔记，给它们一个简洁的标题，告诉你里面有什么，然后将它们分类到适当的 PARA 文件夹中。大多数笔记应用程序都有某种“收件箱”，用于收集新笔记，直到它们准备好接受审阅。这种“批处理”每个笔记只需要几秒钟，你可以在几分钟内完成。
每周回顾模板：重置以避免不知所措
我自己的每周回顾清单，通常每三到七天完成一次，具体取决于给定一周的忙碌程度。
关键不是要遵循严格的时间表，而是要养成定期清空收件箱和清理数字工作空间的习惯，以免它们变得不堪重负。我将这份清单保存在我电脑上的数字便条上，这样我就可以很容易地参考它。
- 清空我的电子邮件收件箱。
我首先清空我的电子邮件收件箱中过去一周遗留下来的所有电子邮件。在一周内忙于处理其他优先事项时，我通常没有时间去做这件事，但我发现如果我让消息从一个星期累积到下一个星期，就很难弄清楚哪些是新的需要处理，哪些是过去遗留的。
我找到的任何行动项目都会保存在我的任务管理器中，我捕获的任何笔记都会保存在我的笔记应用程序中。
- 检查我的日历。
这是我一周的规划，向我展示了我需要腾出空间的会议和约会。我通常会查看过去几周，以防有任何我需要跟进的事情，以及接下来的几周，以防有任何我需要准备的事情。
同样，我需要做的任何事情都会保存在我的任务管理器中，所有笔记都会被记录在我的笔记应用程序中。
- 清空我的电脑桌面。
如果我让它们一周又一周地累积，最终我的数字环境会变得如此混乱，以至于我无法正常思考。
任何可能与我的项目、区域或资源相关的文件都将移动到我计算机文件系统中相应的 PARA 文件夹中。
- 清除我的笔记收件箱。
我的笔记应用程序的收件箱里塞满了前三个步骤的有趣琐事——来自我的电子邮件、日历和电脑桌面。加上我在前一周收集的所有其他笔记，通常平均每周总共有五到十五篇新笔记。
此时，我将一次性对它们进行批处理，快速、直观地决定每个笔记可能与哪些 PARA 文件夹相关，并根据需要创建新文件夹。对于特定的笔记没有“正确”的位置，请注意，搜索非常有效，所以我把笔记放在我立即想到的地方。
你会注意到，这是我的每周回顾中与我的数字笔记直接相关的唯一步骤。通过我的笔记收件箱，为每条笔记赋予一个信息丰富的标题，并将它们移动到适当的 PARA 文件夹中，这是一个简单实用的过程。我不高亮或总结它们。我不试图理解或吸收它们的内容。我不担心他们可能涉及的所有主题。
我想把所有的想法都留到未来——在某个时间和地点，当我知道我正在努力完成什么，并且正在寻找一个知识积木来帮助我更快地到达那里时。这个每周一次的分类过程可以提醒我过去一周积累的知识，并确保我有健康的新想法和新见解流入我的第二大脑。
- 选择我本周的任务。
我的每周回顾还有最后一步。是时候清除我的任务管理器应用程序中的收件箱了。至此，我已经从我的电子邮件、日历、桌面和笔记中收集了一些任务，我花了几分钟时间将它们分类到适当的项目和区域中。
我的每周回顾的最后一步是选择我要为下一周承诺的任务。因为我刚刚扫描了我的整个数字世界并考虑了每一条可能相关的信息，所以我可以果断地做出这个决定并开始我的一周，完全相信我正在做正确的事情。
月度回顾模板：清晰反思和控制
虽然每周回顾是扎实和实用的，但我建议做一个更具反思性和整体性的每月回顾。这是一个评估大局并考虑对你的目标、优先事项和系统进行更根本性改变的机会，这些是你在忙碌的日常工作中可能没有机会考虑的。
这是我的清单：
- 回顾并更新我的目标。
我首先回顾我的季度和年度目标。我问自己这样的问题：“我取得了哪些成功或成就？”和“发生了什么出乎意料的事情，我可以从中学到什么？”我会花一些时间划掉所有已完成的目标，添加任何出现的新目标，或者更改不再有意义的目标范围。
- 回顾并更新我的项目列表。
接下来，我将回顾并更新我的项目列表。这包括归档任何已完成或取消的项目、添加任何新项目或更新活动项目以反映它们的变化情况。我还将更新我的笔记应用程序中的文件夹以反映这些更改。
重要的是，项目列表始终是你现实生活目标和优先事项的最新、及时和准确的反映。特别是因为项目是你的第二大脑的中心组织原则。当你准备好一个项目文件夹时，你的头脑就会注意到并捕捉最好的想法来推动它向前发展。
- 回顾我的职责范围。
现在是时候对我负责的领域做同样的事情了。我会考虑我生活中的主要领域，例如我的健康、财务、人际关系和家庭生活，并决定是否有任何我想改变或采取行动的地方。这种反思通常会生成新的操作项（进入我的任务管理器）和新的笔记（在我的笔记应用程序中捕获）。
区域笔记本通常包含成为未来项目种子的笔记。例如，我使用一个名为“家”的区域文件夹来收集我之前提到的家庭工作室改造的照片。甚至在它成为一个活跃的项目之前，那个更广阔的领域给了我一个收集想法和灵感的地方，所以它已经准备就绪，等待我们决定开始的那一刻。
- 回顾某天/也许的任务。
“某天/也许”是一个特殊的类别，用于表示我希望某一天（但不是在不久的将来）能做到的事情。诸如“学习普通话”和“种植果园”之类的东西。跟踪这些未来的梦想很重要，但你不希望它们扰乱你今天的优先事项。我将花几分钟时间完成我的“某天/也许”任务，以防其中任何一项变得可行。例如，当我和我的妻子安顿下来并成为房主时，我们养狗的梦想突然变得触手可及，这在从一间公寓搬到另一间公寓时是不可能的。我已经保存了一些关于我们应该考虑的狗种类的笔记（运动型、低过敏性、适合孩子等），我每月回顾中的这一步提醒我把它们带到表面。
- 重新确定任务的优先级。
最后，一旦我完成了前面的所有步骤并对我的目标和项目有了一个全面的了解，就该重新确定我的任务的优先级了。我常常惊讶于一个月内可以改变多少。上个月看起来很重要的待办事项本月可能变得无关紧要，反之亦然。
注意习惯：用你的第二大脑来设计运气，
注意编辑、高亮或移动笔记的小机会，让未来的自己更容易发现它们。
“注意”习惯——利用你注意到的小机会来捕捉你可能会跳过的东西，或者使笔记更易于操作或更容易被发现。这里有些例子：
注意到你脑海中的一个想法可能是有价值的，并捕获它而不是想，“哦，这没什么。”
注意你正在阅读的想法何时与你产生共鸣，并多花几秒钟来高亮它。
注意到笔记可以使用更好的标题——并更改它以便未来的自己更容易找到它。
注意你可以将笔记移动或链接到另一个项目或区域，在那里它会更有用。
注意到将两个或多个中间包组合成一个新的、更大的作品的机会，这样你就不必从头开始。
注意有机会将来自不同笔记的相似内容合并到同一个笔记中，这样它就不会散布在太多地方。
注意你已经拥有的中间包何时可以帮助其他人解决问题，并与他们分享，即使它并不完美。
与待办事项不同，笔记的好处在于它们并不紧急。如果忽略了一项重要的任务，结果可能是灾难性的。另一方面，你可以在忙碌的任何时候轻松地搁置笔记，而不会产生任何负面影响。如果你每周都有时间整理笔记，那就太好了。如果你不这样做，那也没问题。我经常要等几周甚至一个月或更长时间才能找到时间清理我的笔记收件箱。只要我需要，他们就会随时待命。
我在与客户合作做事时观察到的关于组织整理的最常见误解是，组织整理需要花大力气。他们似乎相信，如果他们能把日程安排好，腾出几天时间来处理紧迫的事情，那么他们最终就能摆脱混乱，理清思绪。
即使在极少数情况下，我也见过人们以某种方式设法清除这么大的时间块，但似乎从来都不是很顺利。他们往往陷入细枝末节的泥潭，而几乎没有在他们想要解决的堆积如山的问题上有所作为。然后他们会感到内疚，因为即使有这么多时间可以支配，他们也无法取得进步。人类一下子完全重组整个世界是不自然的。人的生活有太多的层次，太多的方面，无法完美地处理每一个小细节。
保持井井有条至关重要，但在我们的正常生活中需要一次完成一点。它需要在项目向前推进的中间时刻完成，因为你注意到很小的改进机会。
以下是这些机会的更具体示例：
你决定在下一个假期访问哥斯达黎加，因此你将带有有用西班牙语短语的笔记从“语言”资源文件夹移动到“哥斯达黎加”项目文件夹以帮助你的旅行。
你的工程主管去另一份工作，而你需要雇用新的，因此你将上次为“工程雇用”创建的文件夹从档案移动到项目以帮助你搜索。
你在计划你正在推进的一系列研讨会中的下一次，并将带有研讨会练习的 PDF 文件从名为“工作坊”的区域文件夹移动到你正在计划的特定研讨会的新项目文件夹中。
你注意到你需要购买一台新计算机，因为你当前的计算机速度太慢，因此你将保存的一些文章从“计算机研究”资源文件夹移动到名为“购买新计算机”的新项目文件夹中。
所有这些行动只需片刻，是为了响应你的优先事项和目标的变化而做出的。我们应该避免在前期就花大力气，不仅因为它占用宝贵的时间和精力，而且因为它把我们锁定在一个可能最终不正确的行动过程中。
当你让你的数字笔记成为一个工作环境，而不仅仅是一个存储环境时，你最终会花更多的时间在那里。当你在那里花费更多时间时，你不可避免地会注意到比你预期更多的小改变机会。随着时间的推移，这将逐渐产生一个比你预先计划的任何环境都更适合你实际需求的环境，你可以养成注意的习惯来“边执行边整理”。
轮到你了：你不用的完美系统就不完美
它们旨在建立在你可能已经以某种形式进行的活动的基础上，并可能添加更多结构。这些不应该是巨大的壮举，需要你在完全禅宗般的隔离中留出大量时间。这是不现实的，如果你等到那些完美的条件到来，你甚至都不会迈出第一步。
我提供的清单是一个起点，可帮助你在通常混乱且不可预测的环境中增加一些可预测性。它们为接收、处理和使用数字信息提供了固定的行动节奏，而不需要你立即停止一切并重新组织一切。
我想提醒你，你的第二大脑的维护是非常宽容的。与汽车发动机不同的是，如果让物体滑动数天、数周甚至数月，任何东西都不会爆炸、分解或起火。构建第二大脑并将你的想法倾注其中的全部意义在于让这些想法不那么容易受到时间流逝的影响。当你有更多时间或动力时，他们将准备好从你停下的地方继续。
我说明得更具体些：
没有必要捕捉每一个想法；最好的最终总会回来。
无需经常清理收件箱；与你的待办事项列表不同，如果你错过了特定的笔记，不会有任何负面影响。
无需在严格的时间线上复习或总结笔记；我们不是要记住它们的内容或将它们放在首位。
在 PARA 中组织笔记或文件时，将东西放在哪里是一个非常宽容的决定，因为搜索作为备份选项非常有效。
事实是，任何必须完美才能可靠的系统都存在严重缺陷。一个你因为太复杂和容易出错而不使用的完美系统并不是一个完美的系统——它是一个脆弱的系统，一旦你将注意力转移到别处就会崩溃。
我们必须记住，我们并不是在建立一个组织严密的知识百科全书。我们正在建立一个工作系统。这是从它必须起作用的意义上说，也从它是我们日常生活的常规部分的意义上说。出于这个原因，你应该更喜欢一个不完美的系统，但它在你生活的真实条件下仍然有用。