如何处理收集到的材料？
【误区一❌】尝试预先创建一个完美的文件夹层次结构以包含你可能想收集到的所有材料
组织的最大诱惑之一就是过于完美主义，将组织过程本身视为目的。秩序本身就有某种令人满意的东西，很容易就此打住，而不是继续发展和分享我们的知识。要始终保持警惕，以免积累如此多的信息，以至于将所有时间都花在管理这些信息上，而不是用于外部世界。
检验知识是否有价值的标准，不是它是否组织得当、标签是否整齐，而是能否对你关心的人或事产生影响。
要将笔记或文件放在有用的地方还要放在最快有用的地方。
【误区二❌】按主题组织信息这种过于僵化和规定性的方法
按主题将笔记保存在名为“心理学”的文件夹中，似乎完全合乎逻辑的选。问题是这些系统都没有融入我的日常生活。他们总是要求我遵循一系列详尽的规则，这些规则占用了我其他优先事项的时间，这意味着它们很快就会过时淘汰。
不要根据想法的来源，而是根据它们的去向——特别是它们可以帮助你实现的结果来组织。
将如何帮助我推进我当前的项目？
为行动而组织，从效用角度考虑新信息，让项目成为你数字文件的主要组织单位，使用更简单、更轻松的组织方式，组织笔记的最佳方式是根据你目前正在进行的活动项目来组织行动。
组织不是成为你生产力的障碍，而是生产力的贡献者。不需要复杂的系统来制作复杂的作品。
一个简单容器的真正价值：它易于使用、易于理解、易于创建且易于维护。它可以从一个地方移动到另一个地方而不会丢失其内容。容器无需努力即可识别、与他人共享以及在不再需要时存放。
PARA 组织系统
根据信息可操作性而不是信息的类型来组织信息，每条想保存的信息都可归入以下P.A.R.A.：
项目 Project：目前在积极努力的短期成果。
项目成为组织现代工作理想方式的特征：
- 发生在特定的时间段内，有开始和结束。
- 有明确的需要确定的结果，以便核对为完成，例如“完成”、“绿灯”、“启动”或“发布”。
项目示例：工作/个人/业余项目
了解你目前致力于哪些项目对于确定你的一周的优先级、计划你的进度以及对不重要的事情说不至关重要。
领域 Area：你想管理的长期职责，随时间推移，我致力于什么
并非一切都是项目，例如“财务”领域没有明确的结束日期，是我们一生都必须以某种方式思考和管理的事情。它没有最终目标。
在我们的工作生活中，我们负责不同的持续领域，例如“产品开发”、“质量控制”或“人力资源”。这些是我们受雇承担的工作职责。
其中每一个都是一个责任领域的例子，它们一起构成了 PARA 的第二个主要类别。所有这些领域，无论是个人领域还是专业领域，都需要有效处理某些信息，但它们与项目不同。
| PROJECT | AREA |
|---|---|
| 减掉 10 磅 | 健康 |
| 出版一本书 | 写作 |
| 节省三个月开销 | 财务 |
| 创建 APP 原型 | 产品设计 |
| 开发合同模板 | 法律 |
你个人生活领域的示例可能包括：
你负责的活动或地点：家/公寓；烹饪；旅行；车。
你负责或向其负责的人：朋友；孩子们；配偶；宠物。
你负责的绩效标准：健康；个人成长；友谊；财政。
在你的工作或业务中：
你负责的部门或职能：账户管理；营销；操作；产品开发。
你负责或向其负责的人员或团队：直接下属；经理；董事会；供应商。
你负责的绩效标准：专业发展；销售和营销；关系和网络；招聘和雇用。
即使领域没有最终结果，管理它们仍然很重要。事实上，如果你查看上面的列表，这些领域对你的健康、幸福、安全和生活满意度至关重要。
虽然没有要达到的目标，但你希望在每个领域都坚持一个标准。对于财务，该标准可能是你始终按时支付账单并满足家庭的基本需求。为了健康，可能是你每周锻炼一定次数，让你的胆固醇保持在一定数量以下。对于家人，你可能每天晚上和周末都与他们共度美好时光。
只有你可以决定这些标准是什么。就我们的目的而言，为他们每个人设立一个专门的地方非常有帮助。这样一来，你总有地方可以放置与你生活的各个重要方面相关的任何想法、反思、想法或有用的信息。
资源 Reasource：以后想参考的东西，将来可能有用的主题或兴趣
基本上是对不属于项目或区域的任何事物的统称，可以包括你有兴趣收集相关信息的任何主题。例如：
你对哪些主题感兴趣？建筑学；室内设计；英国文学；啤酒酿造。
你在研究什么课题？ 习惯养成；做笔记；项目管理；营养。
你希望能够参考哪些有用的信息？ 假期行程；生活目标；库存照片；产品评价。
你有哪些爱好或爱好？ 咖啡；经典电影；嘻哈音乐；日本动漫。
这些主题中的任何一个都可以成为其自己的资源文件夹。你也可以将它们视为“研究”或“参考资料”。它们是你正在跟踪的趋势、与你的工作或行业相关的想法、爱好和副业兴趣，以及你只是好奇的事情。这些文件夹就像你可能在学校保留的课堂笔记本：一个用于生物学，另一个用于历史，另一个用于数学。任何与当前项目或区域不相关或不可操作的注释或文件都可以放入资源中以供将来参考。
档案 Archive：我已经完成或搁置的事情，来自其他三个类别的非活动项目
- 已完成或取消的项目
- 你不再致力于维护的责任领域（例如关系结束或搬出公寓后）
- 不再相关的资源（你失去兴趣的爱好或你不再关心的主题）
档案允许你将文件夹放在“冷藏库”中，这样它就不会弄乱你的工作空间，同时永远妥善保管它以备不时之需。
只要它不分散你的日常注意力，永远保留数字内容不会受到任何惩罚。如果你将来需要访问该信息——例如，如果你从事与之前完成的项目类似的项目——你可以在几秒钟内调用它。
使用 PARA 不仅仅是创建一堆文件夹来放入东西。它是关于确定你的工作和生活的结构——你致力于什么，你想要改变什么，以及你想去哪里。
首先是需要清晰的工作空间才能进行创作。
归档步骤重要的原因：你不会丢失任何东西，而且都可以通过搜索找到，但你需要将其全部移出视线和脑海。
其次，创造新事物才是真正重要的。
完成的创意项目是你第二大脑的血液流动。它们使整个系统保持滋养、新鲜，并为行动做好准备。无论你的笔记系统多么有条理、多么美观或令人印象深刻，都无关紧要。只有稳步完成实实在在的胜利，才能让你充满决心、动力和成就感。即使是最微小的突破也可以成为通往比你想象的更有创意、更有趣的未来的垫脚石。
PARA 示例
PARA 是一个通用的组织系统，可以而且应该随处使用。
三个层次结构：
- 顶级 PARA 分类（每个顶级文件夹中，都有用于构成我生活的特定项目、领域、资源和档案的单独文件夹。）
- 项目文件夹（每个活动项目的文件夹存放着包含我想法的实际笔记。对于普通人来说，数量通常在 5 到 15 之间。）
- 笔记本身。
| 主题 |
|---|
| ▶1 项目 (11) |
| ▶2 领域 (36) |
| ▶3 资源 (42) |
| ▶4 存档 (216) |
| ▶5 收件箱 (0) |
| 在每个顶层文件夹的内部，是为具体项目、领域、资源和存档建立的个别文件夹。比如说，以下是项目文件夹内的明细： |
| 主题 |
|---|
| ▼1 项目（11） |
| ▶2021 年纳税（2） |
| ▶《打造第二大脑》（BASB）13（14） |
| ▶《打造第二大脑》新书发布（43） |
| ▶《打造第二大脑》手稿（202） |
| ▶现金结余方案（2） |
| ▶课程指导（4） |
| ▶延展认知文章（5） |
| ▶家庭工作室（27） |
| 而这些子文件夹内保存的则是记录具体思想内容的笔记。一般来说，人们可以在同一时间内参与的项目数量为 5 个到 15 个不等。请注意，每个子文件夹内的具体笔记数量是会大幅变化的，比如关于本书的笔记数量最少时仅有两份，最多时则高达 200 多份。 |
以下是某个典型的中等规模项目（将车库改造为家庭工作室，详见后文）的文件夹中的具体笔记：
左侧窗格显示，这一文件夹下共有 27 份笔记。点击其中的任意一条笔记，例如顶部区域显示的“车库改造图片参考”，其中的具体内容便会在右侧窗格呈现出来。
这就是 PARA 系统——仅仅三个层级的文件体系便将我多年以来积累的数千份笔记悉数囊括：位于顶层的 PARA 系统类别、子文件夹——“项目”以及最底层的具体笔记内容。
以下是我的某些“领域”类文件夹样式：
| 主题 |
|---|
| ▼2 领域 (36) |
| ▶凯奥 (Caio) (8) |
| ▶汽车 (5) |
| ▶服饰 (2) |
| ▶烹饪 (69) |
| ▶理财 (19) |
| ▶福特实验室:管理 (12) |
| ▶福特实验室:《打造第二大脑》内容 (190) |
| ▶福特实验室:《打造第二大脑》市场推广 (45) |
| ▶福特实验室:贝瑟妮 (Betheny) (20) |
| ▶福特实验室: 检视清单/模板 (12) |
| ▶福特实验室:客户 (32) |
| 每个文件夹内都保存了与上述生活领域密切相关的具体笔记。其中，业务领域统一以“福特实验室”的前缀命名，如此一来，便可保证它们在按字母排序时被集中在一起。以下是“健康”领域的部分笔记： |
我在“资源”分类下存放了各种感兴趣的主题。鉴于这些信息尚未匹配到合适的应用场景，我会尽量避免它们对当前项目产生干扰，同时确保日后一旦需要时可以有备无患。
| 主题 |
|---|
| ▼3 资源（42） |
| ▶年度总结（21） |
| ▶艺术与哲学（39） |
| ▶书籍与写作（14） |
| ▶品牌形象/标识（31） |
| ▶商业与战略（146） |
| ▶商务名片（70） |
| ▶圣诞礼物（3） |
| ▶气候变化（1） |
| ▶课程营销（22） |
| ▶文化与创新（80） |
| ▶设计（245） |
“存档”分类中包含了从其他三个分类中“退居二线”的信息。对于这些信息，既要加以彻底清理，又要长期妥善保管，以备不时之需。
| 主题 |
|---|
| ▼4 存档 (216) |
| ▶访问斯坦福大学 (21) |
| ▶广告营销 (1) |
| ▶网络研讨会 (10) |
| ▶亚马逊协会 (2) |
| ▶“反对书本”俱乐部第三版 (3) |
| ▶公寓查寻 (1) |
| ▶亚美亚 (Avaya)(3) |
| ▶霸菱 (Barings)(3) |
| ▶《打造第二大脑》12 (6) |
| ▶自行车失窃索赔 (5) |
| ▶黑色星期五 (5) |
PARA 系统适用于任何信息存储载体。这意味着你可以在不同的内容载体上沿用同样的分类规则。举例来说，以下是我电脑中的“我的文档”文件夹：
| ●我的文档 |
|---|
| 名称 |
| □1 项目 |
| □2 领域 |
| □3 资源 |
| □4 存档 |
以下则是“项目”文件夹明细：
| • 1 项目 |
|---|
| 名称 |
| □ 2021 年纳税 |
| □ 《打造第二大脑》（BASB）13 |
| □ 《打造第二大脑》新书发布 |
| □ 《打造第二大脑》手稿 |
| □ 现金结余方案 |
| □ 课程指导 |
| □ 延展认知文章 |
| □ 家庭工作室 |
| □ 重点 2 |
| □ 新网站 |
| □ 2022 年冬季休养 |
| 上述文件夹内存放着每个具体项目的相关材料。其中，关于本书手稿的项目文件夹明细如下： |
| ●《打造第二大脑》手稿 |
|---|
| 名称 |
| □附加章 |
| □出版申请 |
| □协议 |
| □幻灯片和图片 |
| □相关资产 |
| □思维导图 |
| □手稿版本 |
| □相关研究 |
| □书评团队 |
PARA 与厨房组织方式的相似之处。
厨房里的一切都是为了支持一个结果而设计和组织的——尽可能高效地准备一顿饭。
档案馆就像冷冻库一样——物品冷藏直到我们需要它们时，这可能是遥远的未来。
资源就像食品储藏室——可供你做的任何一顿饭使用，但同时又被整齐地藏在看不见的地方。
领域就像冰箱——你计划相对较快使用的物品，并且你希望更频繁地检查它们。
项目就像在炉子上烹饪的锅碗瓢盆——你现在正在积极准备的东西。
每种食物都是根据你制作食物所需的方便程度来组织的你想吃的饭菜。
- 「大教堂效应」
环境极大地塑造了我们的思维。当我们在一个天花板很高的空间时——想想古典教堂的崇高建筑唤起天堂的宏伟——我们倾向于以更抽象的方式思考。当我们在一个天花板较低的房间里时，我们更有可能具体地思考。
如何确定个人笔记存放位置
假设你看到一篇文章并将其记录在笔记中，你怎么知道把这些笔记放在哪里呢？下次需要它们时，你将如何记住去哪里找？
为什么捕获和组织要分成两步：
当下“保持共鸣”是一个独立的决定，避免在捕捉时强迫自己决定是否长期保存。将想法的捕捉和组织分开可以帮助你保持当下，注意哪些是共鸣的，并将如何处理它们的决定留给单独的时间（比如“每周回顾”）。
四个类别按可操作性排序，为我们提供了一个方便的清单，以便尽可能轻松地决定将笔记放在哪里，从列表顶部开始向下移动：
- 这在哪个项目中最有用？项目最可操作，因为你正在处理它们且有具体的截止期。
- 若无：在哪个领域最有用？领域的时间跨度较长，不太可立即采取行动。
- 若无：属于哪个资源？根据情况，资源可能变得可操作。
- 若无：放置在档案中。除非需要，否则档案保持不活动状态。
PARA 是个动态的生产系统。
没有笔记或文件所属的“完美位置”。整个系统会随着你的项目和目标的变化而不断发展，这意味着你永远不必担心让它变得完美或彻底完成。
我们习惯于静态和固定的组织系统。我们期望找到一套严格的规则来告诉我们每件物品的确切去向，例如图书馆中书籍的准确索书号。
当涉及到我们的个人知识时，没有这样指定的位置。我们正在为可操作性而组织，而“可操作的内容”总是在变化。因为我们的优先事项可能会随时发生变化，所以我们必须尽量减少花在归档、标记、标记和维护数字笔记上的时间。我们不能冒所有努力都白费的风险。
任何信息都可以而且应该随着需求和目标的变化，在类别之间流动。
没有一个平台可以做所有事情。这里的目的不是使用单一的软件程序，而是使用单一的组织系统，即使你每天在应用程序之间切换多次，它也能提供一致性。一个项目将是同一个项目，无论它是在你的笔记应用程序、你的计算机文件系统还是你的预判中找到的，允许你在它们之间无缝移动而不会失去你的思路。
快走轻触，寻找阻力最小的路径
不要把组织你的第二大脑变成另一项沉重的义务，问问自己：“让我朝着正确的方向前进的最小、最简单的步骤是什么？”
首先问自己，“我目前致力于推进哪些项目？”然后为每个项目创建一个新的文件夹，并开始用与这些项目相关的内容填充它们。
可能在你盘子里的项目的问题：
- 注意在想什么：如果没时间定一个项目，什么让你担心？你没有持续进展，那需要让何事发生？
- 看看日历：你需要跟进过去的什么？未来需要规划和准备什么？
- 查看待办事项清单：你已经采取的哪些行动实际上是你尚未确定的更大项目的一部分？你与他人安排的哪些沟通或后续行动实际上是更大项目的一部分？
- 查看计算机桌面、下载文件夹、文档文件夹、书签、电子邮件或打开的浏览器选项卡：你保留了什么，因为它是一个更大项目的一部分？
练习捕捉新笔记，将它们组织到文件夹中，并将它们从一个文件夹移动到另一个文件夹。
每次你完成一个项目，将它的文件夹全部移动到档案中，每次你开始一个新项目时，查看你的档案，看看是否有任何过去的项目可能有你可以重复使用的资产。
不要在不确定自己是否需要的旧内容上花费大量时间。